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Wenn Ihre Tabellen eine Datenbankstruktur enthalten, dann empfiehlt sich ein Datenbankvergleich. Sollten Sie nicht genau wissen, was eine Datenbank ist und wie sie funktioniert, dann lesen Sie zuerst das Kapitel "Allgemeine Informationen über Datenbanken" durch.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Datenbankoptionen einzugeben:
1. Wählen Sie das Tabellenpaar, das eine Datenbankstruktur enthält.
2. Klicken Sie mit der Maus auf das Kontrollkästchen "Als Datenbank vergleichen".
4. Das Register "DB Optionen" erscheint. Nun müssen Sie den Primärschlüssel bilden, anhand dessen die Datenbanken verglichen werden sollen. Wählen Sie dazu die notwendigen Spalten und bestätigen Sie die Eingabe mit der Plus-Taste.
Wichtig:
Die Feldnamen/Spalten müssen identisch sein, da sonst die Datenbank kann nicht verglichen werden kann! Wenn keine identischen Feldnamen gefunden werden, erscheint die folgende Meldung:
In diesem Fall müssen Sie manuell in den Excel-Dateien die Feldnamen bzw. Spaltenüberschriften anpassen, damit Sie die Datenbanken vergleichen können.
5. Zum Schluss können Sie noch die Datenbankoptionen festlegen:
Die Datenbankoptionen bewirken folgendes:
Im "normalen" Vergleich werden Primärschlüssel mit Unterschieden in Leerzeichen und Gross-/Kleinschreibung als Differenz wahrgenommen (Bsp: "Hans Meier" und "HANS MEIER"). Mit dieser Option werden Differenzen mit Leerzeichen und Gross-/Keinschreibung ignoriert.
Die Daten werden nach dem Primärschlüssel sortiert.
Die Daten werden gruppiert. Die Datensätze werden wie folgt gruppiert:
1. verbundenen Datensätze
2. neue/gelöschte Datensätze
3. doppelten Primärschlüssel
4. doppelte Datensätze (redundante Datensätze)
Rechts neben den Datenbanken wird eine neue Spalte mit der Bezeichnung "SynkID" hinzugefügt, die die Differenztypen enthält. Sie können dann die Datenbanken anhand der Differenztypen sortieren und/oder filtrieren (AutoFilter). Folgende Bezeichnungen werden in die SynkID-Spalte geschrieben:
0:OK |
Unveränderte Zeile |
1:DIFF |
Zeile mit unterschiedlichen Zellwerten/Formeln |
2:MISS |
Nicht verbundene Zeile |
3:DUPKEY |
Doppelter Schlüssel |
4:DUPREC |
Duplikat (redundanter Datensatz) |
6. Wenn Sie die Datenbankeinstellungen beendet haben, erscheint in der Tabellenliste neben dem Tabellenpaar ein Datenbanksymbol, welches signalisiert, dass die Dateien im Datenbankmodus verglichen werden.
Bemerkungen:
Die maximale Länge eines Primärschlüsselfeldes ist auf 64 Zeichen begrenzt. Wenn Sie mit Feldern mit mehr als 64 Zeichen arbeiten sollten, können unerwünschte doppelte Primärschlüssel auftreten. Falls möglich, arbeiten Sie nicht mit zu langen Primärschlüsselfeldern.