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Nicht alle Excel Anwender kennen den Unterschied zwischen "normalen" Tabellen und Datenbanken, darum wird nachfolgend kurz beschrieben, was deren Unterschiede sind.
"Normale" Tabellen sind Arbeitsblätter, die keine Spaltenüberschriften und keine Datenbankstruktur enthalten. Synkronizer vergleicht hier jeden Zelleintrag miteinander. Der Datenvergleich von normalen Tabellen ist nicht so leistungsfähig wie bei Datenbanken. Die Daten müssen die gleiche Sortierreihenfolge aufweisen und auch das Löschen von Spalten/Zeilen innerhalb der Tabelle ist nicht empfehlenswert.
Datenbanken sind Excel-Tabellen, die eine Datenbankstruktur aufweisen. Die Daten müssen wie folgt angeordnet sein:
| • | In der ersten Zeile der Tabelle müssen sich eindeutige Spaltenüberschriften befinden. |
| • | Die Datenbank enthält eine Spalte mit dem Primärschlüssel (eindeutige Kennzahl, Artikelnummer usw.). Primärschlüssel werden benötigt, damit die Datensätze eindeutig identifiziert werden können. Die Definition eines Primärschlüssels ist nicht zwingend, jedoch sehr zu empfehlen. Fakultativ können Sie den Primärschlüssel auch aus mehreren Spalten bilden (z.B. Nachname, Vorname und Ort). Nachteil: es können doppelte Schlüssel oder Duplikate vorkommen. |
| • | Die Daten müssen sortierbar sein und dürfen keine verbundenen Zellen enthalten. |
| • | Es dürfen sich in der Tabelle keine Formeln befinden, die sich auf andere Zeilen beziehen. Formelbezüge auf andere Spalten innerhalb der selben Zeile sind erlaubt. |
Doppelte Schlüssel sind Datensätze, die die gleiche Identifikationsnummer bzw. Erkennung aufweisen. Angenommen, der Primärschlüssel wird aus dem Nach- und Vornamen gebildet und Sie haben mehrere "Hans Muster" in Ihrer Tabelle erfasst, dann weiss Synkronizer nicht, welche Datensätze miteinander verglichen werden sollen. Achten Sie immer darauf, dass Sie mit eindeutigen Schlüsseln arbeiten.
Duplikate sind identische (redundante) Datensätze. Diese Datensätze sind überzählig und sollten gelöscht werden.
Der Vergleich von Datenbanken ist äusserst effizient. Die Datenbanken können beliebig sortiert und mutiert werden. Auch das Einfügen und Löschen von Spalten/Zeilen innerhalb der Tabellen ist erlaubt. Synkronizer erkennt hier sämtliche Abweichungen!
